Wordの差し込み印刷 分かりやすく説明【Word活用術】

Hello Hello

 

どうもケビコスです

  

今回は【Wordの差し込み文書機能】の使い方を説明します。

 

 

 

 はじめに

 

下図のように会社名が違うだけで、同じ内容の文書を何枚も作成することってありませんか?

 

 

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このような場合です

※架空の送付状です 

 

もし100枚準備する場合、100回宛名や会社名を入力していたりしませんか!?

入力はせずにコピー&ペイストを利用している人も同じです。

 

いくら単純作業とはいえ、なかなかの労力を使います・・・

 

そこで、【Wordの差し込み文書機能】を活用して大量の文書が一瞬にして作れる方法を分かりやすく説明していきたいと思います。

 

※WordとExcelは2016を使用して説明します

 

 

Wordの差し込み文書機能

 

【Wordの差し込み文書機能】を簡単に図で説明します。

 

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ExcelのデータをWordに取り込んで文書を作成することです。

 

 

☆ Wordの差し込み文書は、Excelのデータがあることが前提になります!

 

もしExcelデータがない場合は、Wordに取り込みたいExcelデータを作成するところから始まります。

 

 

Wordの差し込み文書機能を使うと

Word(差し込み文書が設定されてある)を起動するだけで

一瞬にてExcelのデータ個数分の文書が作成されます。

 

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差し込み文書機能の作成方法

※今回はWordに取り込みたいExcelデータがあることを前提に説明します。

 

土台となるWordの作成

 

まずは、土台となるWordを作成します。

 

今回は架空の送付状を例に説明します。

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Wordに取り込みたいExcelの確認

シンプルに会社名と担当者しか載っていないExcelデータで説明します。

※架空のデータです

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いざWordの差し込み文書機能

タブの差し込み文書をクリックします。

 

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タブが赤枠のように変わります。

 

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宛先の選択をクリックします。

 

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既存のリストを使用(E)...をクリックします。

 

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ダイアログボックス(ファイルの選択画面)が表示されます。

 

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取り込みたいExcelの保存場所を選択します。

 

取り込みたいExcelファイルを選択&開くをクリックします。

 

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ココからが少し???ってなりガチ(要注意!)

取り込みたいExcelファイルの選択後、取り込みたいExcelファイルのシートを選択します。

 

今回は、取り込みたいExcelファイルのシートが1つしか無い為、

テーブル選択画面に1つのデータしか表示されていません。

 

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言い換えると、取り込みたいExcelファイルのシート数が多いほど、選択画面に表示される数が増えることになります。

 

取り込みたいシートを選択してOKボタンをクリックすると、Excelのデータの取り込みが完了です。

 

おや!?Excelファイルを取り込む前と何も変っていない!?

Excelファイルを取り込む前と何も変っていないように見えます。

 

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心配ございません。

もう一度、言いますが、この時点でWordにExcelのデータの取り込みは完了しています。

 

ここから、WordのデータとExcelのデータのマッピング(紐付け)を行います。

 

マッピングして完了

差し込みフィールドの挿入をクリックします。

 

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すると・・・どこかで見たようなデータ名が表示されます。

 

Wordに取り込んだ Excelデータの列名 が表示されます。

 

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挿入したい箇所にカーソルを合わせて、

差し込みフィールドの挿入から挿入したいデータをクリックする。

 

 

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会社名をクリック後、ココに会社名から≪会社名≫になっています。

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結果のプレビューをクリックします。

 

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Excelデータが反映されています。

 

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赤枠の ▶ をクリックすると

 

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このように Excelデータ個数分のWord が完成しています。

今回は9つのExcelデータがありましたので、9つのWord文書が作成されています。

 

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会社名を確認したら、担当者の箇所も会社名と同じ要領で行います。

(説明省略・・・)

 

 

最後に完了と差し込みをクリックすると、印刷の選択ができます。

 

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後は印刷するだけです。

 

以上です。

 

 

差し込みWordが壊れる原因

作成したWordファイルや取り込んだExcelファイルの保存場所を変更した場合です。

 

したがって、差し込み文書機能を使用したWordを作成する場合は、

フォルダー構成などを考えて作成する必要があります。

 

本日も読んでいただきありがとうございました。

 

Bye

ケビコス