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Wordの差し込み印刷を分かりやすく説明します

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New Skills
本記事の内容

・Wordの差し込み印刷を分かりやすく説明

・Wordの差し込み印刷とは?の疑問が解消

・WordとExcelデータの差し込みをキャプチャを使って丁寧に解説

 

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Wordの差し込み印刷とは

下図のように会社名が違うだけで、同じ内容の文書を何枚も作成したいときありませんか? 

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Wordの差し込み印刷

架空の送付状です

100枚準備する場合、100回宛名や会社名を入力していたりしませんか?入力はせずにコピー&ペイストを利用している人も同じです。

 

いくら単純作業とはいえ、なかなかの労力を使います・・・

 

Wordの差し込み印刷を使い、大量の文書を簡単に作れる方法を分かりやすく説明します!

※WordとExcelは2016を使用して説明します

 

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Wordの差し込み印刷の流れ

Wordの差し込み印刷の流れを簡単に図で説明します。

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つまり、ExcelのデータをWordに取り込んで連続して文書を作成します。

 

Wordの差し込み文書は、Excelのデータがあることが前提です!

Excelのデータがない場合、Wordに取り込みたいExcelデータを作成しなければなりません!

 

 \紹 介/vlookup関数を分かりやすく解説

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Wordの差し込み印刷の作成手順【図解】

 

Wordの差し込み印刷は大きく以下の4つのステップです。

①土台となるWordの作成

②Wordに取り込むExcelデータ

ExcelデータをWordへ差し込む

④Wordの差し込みフィールドの挿入

 

Wordの差し込み印刷で最も難しいと感じる箇所は『③ExcelデータをWordへ差し込む』と『④Wordの差し込みフィールドの挿入』です。

 

それぞれのステップを分かりやすく図解付きで説明していきます。

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土台となるWordの作成

まずは土台となるWordを作成します。

例えば、送付状を大量に作成しなければいけない場合にもってこいの便利技です。

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適当に作った送付状です

Wordに取り込むExcelデータ

Wordに取り込むExcelデータを用意します。

Wordに取り込むExcelのデータには特に決まりはありません!

 

しかし、データの列数が多い、シート数が多いと後々困惑することになるため、下記図のように列数、シート数を可能な限りシンプルに整理しておくべきです。

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 ※架空のデータです 

 

ExcelデータをWordへ差し込む

 

手 順

  1. 『差し込み文書タブ』をクリック
  2. 『宛先の選択』をクリック
  3. 『既存のリストを使用(E)...』をクリック
  4. 取り込むExcelデータを選択

 

『差し込み文書タブ』をクリック

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タブが赤枠のように変わります。 

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『宛先の選択』をクリック

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『既存のリストを使用(E)...』をクリック

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取り込むExcelデータを選択

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取り込みたいExcelファイルを選択&開くをクリック

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要注意箇所

 

取り込みたいExcelファイルのシートを選択

 

今回は、取り込みたいExcelファイルのシートが1つしか無い為、テーブル選択画面に1つのデータしか表示されていません。

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取り込みたいExcelファイルのシート数が多いほど、選択画面に表示される数が増えることになります。

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Wordの差し込みフィールドの挿入

 

手 順

  1. 『差し込みフィールドの挿入』をクリック
  2. 『挿入したい箇所』にカーソルを合わせてクリック
  3. 『結果のプレビュー』をクリック
  4. 『完了と差し込み』をクリック

 

Wordの差し込みフィールドは大きく上記4つステップです。 

 

差し込みフィールドの挿入をクリック

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挿入したい箇所にカーソルを合わせて、挿入したい方をクリック

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会社名をクリック後、ココに会社名から≪会社名≫となります。

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結果のプレビューをクリック

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Excelデータが反映されている。

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赤枠の ▶ をクリック

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Excelデータ個数分のWord が完成します。

今回は9つのExcelデータがありましたので、9つのWord文書が作成されています。

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会社名を確認したら、担当者の箇所も会社名と同じ要領で行います。

(説明省略・・・)

 

完了と差し込みをクリック

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後は印刷するだけで、完了です。

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差し込みWordが壊れる原因

 

・作成したWordファイル

・取り込んだExcelファイル

の保存場所を変更した場合です。

 

差し込み印刷の設定をしたWordファイル、Wordに取り込んだExcelファイル、これらの保存場所を変更すると、差し込み印刷が機能しなくなります。

 

つまり、デスクトップにあるWordファイルで差し込み印刷を設定後、デスクトップからWordファイルを移動させると、差し込み印刷が機能しません!

 

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