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Wordの差し込み印刷を分かりやすく説明します

 

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どうもケビコスです。

  

 

本記事の内容

・Wordの差し込み印刷を分かりやすく説明します

 

 

 

 

 

 

 

はじめに

 

下図のように会社名が違うだけで、

 

同じ内容の文書を何枚も作成することってありませんか?

 

 

f:id:kevicokevico:20190926185552p:plain

このような場合です

※架空の送付状です 

 

もし100枚準備する場合、

 

100回宛名や会社名を入力していたりしませんか!?

 

入力はせずにコピー&ペイストを利用している人も同じです。

 

いくら単純作業とはいえ、なかなかの労力を使います・・・

 

『Wordの差し込み文書機能』を活用して、

 

大量の文書を簡単に作れる方法を分かりやすく

 

説明していきます。

 

※WordとExcelは2016を使用して説明します

 

Wordのおすすめのショートカットキーはこちらをご覧ください。

www.kevicokevico.com

 

 

 

Wordの差し込み文書機能

 

【Wordの差し込み文書機能】を簡単に図で説明します。

 

f:id:kevicokevico:20190926205524p:plain

 

ExcelのデータをWordに取り込んで文書を作成することです。

 

 

※Wordの差し込み文書は、Excelのデータがあることが前提になります

 

 

Excelのデータがない場合は、

 

Wordに取り込みたいExcelデータを作成するところから始まります。

 

 

 

 

差し込み印刷の作成手順

 

 

土台となるWordの作成

 

 

土台となるWordを作成します。

 

 

f:id:kevicokevico:20190928091841p:plain

 

 

 

 

Wordに取り込むExcelデータ

 

Wordに取り込むExcelデータを用意します。

 

f:id:kevicokevico:20190928092348p:plain

 ※架空のデータです

 

 

Excelの便利なショートカットキーをまるっとまとめた記事があります。 

良ければご覧ください。 

www.kevicokevico.com

 

 

Wordへ差し込み

 

 

手 順

1.『差し込み文書タブ』をクリック 

2.『宛先の選択』をクリック

3.『既存のリストを使用(E)...』をクリック

4.取り込むExcelデータを選択

 

 

 

1.『差し込み文書タブ』をクリック 

 

f:id:kevicokevico:20190928092830p:plain

 

タブが赤枠のように変わります。

 

f:id:kevicokevico:20190928093201p:plain

 

 

2.『宛先の選択』をクリック

 

f:id:kevicokevico:20190928094230p:plain

 

 

3.『既存のリストを使用(E)...』をクリック

 

f:id:kevicokevico:20190928094441p:plain

 

 

4.取り込むExcelデータを選択

 

f:id:kevicokevico:20190928094605p:plain

  

取り込みたいExcelファイルを選択&開くをクリックします。

 

f:id:kevicokevico:20190928095318p:plain



 

要注意箇所

 

 

取り込みたいExcelファイルのシートを選択します

 

 

今回は、取り込みたいExcelファイルのシートが1つしか無い為、

 

テーブル選択画面に1つのデータしか表示されていません。

 

 

f:id:kevicokevico:20190928095605p:plain

 

 

取り込みたいExcelファイルのシート数が多いほど、

 

選択画面に表示される数が増えることになります。

 

 

OKボタンを押して完了です。

 

 

 

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差し込みフィールドの挿入

 

差し込みフィールドの挿入をクリック

 

f:id:kevicokevico:20190928100839p:plain

 

 

 

挿入したい箇所にカーソルを合わせて、

 

挿入したい方をクリック

 

 

f:id:kevicokevico:20190928181013p:plain

 

会社名をクリック後、

 

ココに会社名 ► ≪会社名≫ になります。

 

f:id:kevicokevico:20190928181309p:plain

 

結果のプレビューをクリック

 

f:id:kevicokevico:20190928181516p:plain

 

 

Excelデータが反映されています。

 

f:id:kevicokevico:20190928182106p:plain

 

赤枠の ▶ をクリックすると

 

f:id:kevicokevico:20190928182628p:plain

 

 

このように Excelデータ個数分のWord が完成しています。

 

今回は9つのExcelデータがありましたので、9つのWord文書が作成されています。

 

f:id:kevicokevico:20190928182458p:plain

 

会社名を確認したら、担当者の箇所も会社名と同じ要領で行います。

(説明省略・・・)

 

 

完了と差し込みをクリック

 

f:id:kevicokevico:20190928183825p:plain

 

後は印刷するだけです。

 

以上

 

 

差し込みWordが壊れる原因

 

 

・作成したWordファイル

・取り込んだExcelファイル

 の保存場所を変更した場合です。

 

 

 

差し込み印刷の設定をしたWordファイル、

 

Wordに取り込んだExcelファイル、

 

これらの保存場所を変更すると、

 

差し込み印刷が機能しなくなる可能性があります。

 

 

他にも便利なパソコン技をまとめた記事を多数アップしております。

 良ければ、ご覧くださいませ。

 

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