【パソコンスキルアップ】IF関数を使ってExcelデータの正誤確認が簡単にできちゃいます!

Hello Hello

 

どうもケビコスです。

 

今回は、ExcelのIF関数を使って、データの正誤確認が簡単にできる便利技をご紹介します。

 

 

はじめに

Excelを使っていて、
例えば、A列とB列のデータが、『同じデータ』 or 『同じ順番に並んでいる』などの確認をしたい時ってありませんか?

例えば、下図のように「A列」と「B列」が一致しているか確認したい場合です。

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A列、B列、ともに氏名IDというデータがあり、データの並び順が一致しているのか直ぐに確認したい!
けど・・・人間の目視チェックでは時間がかかり、そして正確性も欠きます...

そんな時に使える簡単で便利なExcel関数です。

使用例も交えながら説明していきますので、イメージしながら読み進めていってもらえたらと思います。

 

使用するExcel関数

◎ =if(A1=B2,"〇","✖")

 

関数の意味は、「セルA1とセルB1が同じデータなら 〇 を表示して、異なるデータの場合は  ✖ を表示する」という意味です。

 

それぞれ関数式を一つ一つ説明していきます。

1) A1=B2の箇所は、比較したいセルを1つずつ入力します。
 
2) "〇","✖"の箇所は自分が分かりやすいワードを入れてOKです。
私の場合は、「〇」・「✖」が一番わかりやすいので、「〇」・「✖」にしています。
 "正"と"誤"でも分かりやすいかもですね。

 

3) 始めのうちは、コレ【 =if(A1=B2,"〇","✖") 】をコピーして、比較したい箇所(A1=B1)を変更して使ってみましょう。

 

使用方法

たった4つのステップでデータの正誤を確認できます。

1) データの正誤を確認するチェック列を作る

2) 先頭のセルに関数【 =if(A1=B2,"〇","✖") 】を入力する

3) 作成した関数をコピーする

4) フィルターを付けて、「〇」・「✖」を確認する

 

それでは詳しく説明していきます。

1) データの正誤を確認するチェック列を作る

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2) 先頭のセルに関数【 =if(A1=B2,"〇","✖") 】を入力する

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3) 作成した関数をコピーする
※赤枠のところ(フィルハンドル)をダブルクリックするだけでデータが入力されている最後のセルまでコピーされます。

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4) フィルターを付けて、「〇」・「✖」を確認する

 ※フィルターをセットしたい場合、【Alt ボタン ▶ Dボタン ▶ Fボタン✖2回】でフィルター機能をセットできます。便利なショートカットキーなので、覚えてたら仕事力アップにつながりますよ!

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プラスα

Excel条件付き書式と組み合わせれば、パッと見ただけで「〇」・「✖」のデータの判別がつきます!

 

条件付き書式の設定方法
チェック列を選択 ▶ Excelのホームタブ ▶ 条件付き書式 ▶ セルの強調表示ルール ▶ 文字列(T)... ▶

 

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次の文字列を含むセル・・・に「✖」と入力してOKボタンを押すだけです。 

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このように「✖」の結果のセルは色が変わっているため、すぐにわかります。

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どんな時に使える!?(使用例)

① 名簿作成時に簡単ワンチェック
例えば、イベントなどの名簿作成をしていて、今年の名簿と去年の名簿を比較したい時 

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この場合、並び順が途中で1つでもズレてくると、残りも全て「✖」になります。

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なので、私はほとんど修正が必要ないようなデータの正誤を確認する場合に使用しています。
最後にワンチェック入れる感じですね!

 

② 金額の数値が合っているか確認

例えば、9月分の単価と10月分の単価の確認をしたい時

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予め表形式が固定されているこのような場合は、本当に重宝できる技です!

 

一目で単価が変更した商品名が分かりますね。

 

注意点「半角空白と全角空白が一致していないと「✖」になる!?」

半角空白と全角空白が一致していないと「✖」になります。

実は、IF関数で正誤をチェックすると、半角空白と全角空白は別のデータとして認識されます。

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なので、データを作成する際は、半角 or 全角のどちらかに統一してデータを作成した方がチェックはしやすいです。

 

おまけに

実は、【=比較したいセル①=比較したいセル②】のイコール式でも、データの正誤を簡単に確認できます。

例えば、F列のセルF2に 【=セルC2=セルD2】と入力するだけです。

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しかし、結果の表示が「TURE」と「FALSE」になります。

見た目上「〇」「✖」がパッと分かりやすいので、私はIF関数を使用しています。

 

以上、IF関数を使ったデータの正誤確認方法の説明でした。

 

本日も読んでいただきありがとうございました。

 

Bye

ケビコス

 

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