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Excelデータの正誤チェックは『IF関数』を使ったら簡単にできます

ケビコスブログをご覧いただきありがとうございます。

 

 

今回は、Excel『IF関数』を使って、

データの正誤チェックを簡単にする方法をご紹介します。

 

 

 

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はじめに


ExcelでA列とB列のデータが、

 

「同じデータ」または「同じ順番に並んでいる」などを

 

確認したいことってありませんか?

 

 

例えば、下図のように「A列」と「B列」のデータが

 

一致しているか確認したい場合です。

 

f:id:kevicokevico:20191015180906p:plain


人間の目視チェックでは時間がかかり、

 

そして正確性も欠きます...

 

『IF関数』はこんな時に使える簡単で便利な関数です。

 

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IF関数

 

 

=if(A1=B2,"〇","✖")

 

 

関数の意味は、

 

『 セルA1とB1を比較して、同じなら"〇"、異なったら"✖" を表示する 』

 

という意味です。

 

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使用方法

 

たった4つのステップです!

 

 

1 正誤チェックを確認する列を作る

2 先頭のセルにIF関数を入力する

 ►  =if(A1=B2,"〇","✖")

3 作成した関数をコピーする

4 フィルターを付けて、”〇” ”✖”を確認する

 

 

図を用いて説明します。

 

1 正誤チェックを確認する列を作る

 

f:id:kevicokevico:20191015182203p:plain

 

 

2 先頭のセルにIF関数を入力する

 

f:id:kevicokevico:20191015182342p:plain

 

 

3 作成した関数をコピーする

 

f:id:kevicokevico:20191015182607p:plain

 

 

赤枠のところ(フィルハンドル)をダブルクリックするだけでデータが入力されている最後のセルまでコピーされます。

 

 


4 フィルターを付けて、”〇” ”✖”を確認する

 

f:id:kevicokevico:20191015183500p:plain

 

 

ちなみにですが、ショートカットキーを使ってExcelにフィルターをつける技があります。

 

良ければ、ご覧くださいませ。

 

www.kevicokevico.com

 

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条件付き書式と組み合わせ

 

 

Excelの条件付き書式を組み合わせると、瞬時にデータの判別ができる

 

 

条件付き書式の設定方法


チェック列を選択

Excelのホームタブ

▶ 条件付き書式

▶ セルの強調表示ルール

▶ 文字列(T)... ▶

 

 

f:id:kevicokevico:20191015184434p:plain

 

次の文字列を含むセル・・・に「✖」と入力してOKボタンを押す。 

 

f:id:kevicokevico:20191015184326p:plain

 

”✖”表示のセルは色が変わります!

 

f:id:kevicokevico:20191015184640p:plain

 

 

瞬時にデータのチェックができます。

 

 

使用例を紹介します

 

①名簿作成時に簡単ワンチェック

 

例えば、イベントなどの名簿作成中、

 

「今年の名簿」と「去年の名簿」を比較したいとき

 

f:id:kevicokevico:20191015195757p:plain

 

並び順が途中で1つでもずれると、全て「✖」になります。

 

f:id:kevicokevico:20191015195904p:plain

 


最後にワンチェック入れる感じで使用すると良いです!

 

 

 

②金額の数値が合っているか確認

 

「9月分の単価」と「10月分の単価」を確認をしたいとき

 

f:id:kevicokevico:20191015200008p:plain

 

一目で単価が変更した商品名が分かりますね。

 

 

 

半角空白と全角空白に注意

 

 

半角空白と全角空白が一致していないと「✖」になります。

 

 

IF関数は『半角空白』と『全角空白』は別のデータとして認識します。

 

f:id:kevicokevico:20191015200525p:plain

 

なので、データを作成するときは、

 

『半角』または『 全角』どちらかに統一して、

 

データを作成した方がチェックが楽です。

 

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=(イコール)だけでもチェックできます

 

 

イコール式【= 比較したいセル = 比較したいセル】でも、

データの正誤を簡単に確認できます。

 

 

 

例えば、

セルF2に 【=C2=D2】と入力するだけです。

 

f:id:kevicokevico:20191015200841p:plain

 

結果の表示が「TURE」と「FALSE」になってしまうため、

 

見た目上は「〇」「✖」がパッと分かりやすいかもです。

 

最後まで読んでいただきありがとうございました。 

 

 

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