【Excel関数を使いこなして仕事力アップ】Excelのカウント関数を使って仕事効率化を図ろう!

Hello Hello

 

どうもケビコスです。

 

今回は、Excel『COUNT関数』と『COUNTA関数』のご紹介&説明をします。
2つの関数の違いを説明しながら、どのような場合に使い分けて使用すれば良いのか記事に書いていきたいと思います。

 

はじめに

『COUNT関数』と『COUNTA関数』の違いって分かりますか?

 

どちらも数をカウントする関数なのですが、カウントできるデータに違いがあるのを知っていましたか!?

 

簡単に説明すると、

『COUNTA関数』は"文字列"や"記号"などの【空白以外のデータ】をカウントし、

『COUNT関数』は"数値"をカウントする時に使い分けできます。

 

 

例えば、下図をご覧ください。

 

先ずは『COUNTA関数』

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※架空のデータです

 

架空の商品のデータがあり、その商品数をカウントしたい場合


A列の「商品名」には、"文字列"が入力されています。

このような"文字列"をカウントしたい時は、『COUNTA関数』を使用してカウントできます。

 

 

 

次に『COUNT関数』

 

例えば、全商品個数のうち、商品が何個発注を受けたかカウントした場合

(補足)今回の例は、23個の商品があり、その内何個の商品に注文が入ったか?数を知りたい場合です。

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※架空のデータです


このようなExcelシートの場合、D列の「発注個数」には 1,4,5 と発注個数が入力されています。"数値"が入力されているセルだけカウントしたい時は、『COUNT関数』を使用してカウントできます。

 


Excelデータのカウントは、人間の目視チェックだと時間がかかり、正確性に欠けます。

 


そんな時に使用すると、一発でカウントしてくれる便利関数たちなので、違いを理解して使い分けられるようになり、仕事力アップ☆に繋げましょう!

 

使用するExcel関数

① =COUNT(D2:D24)

関数の意味は、「セルD2からセルD24の中で、"数値”が入力されているセルの個数をカウントして、その結果数を表示する」という意味です。

【D2:D24】の箇所は任意で範囲を指定できます。

例えば、C列のセルC2からセルC22の中で "数値" が入力されているセルをカウントしたい時は、【=COUNT(C2:C22)】と入力します。

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手順1)結果を表示したいセルに【=COUNT】と入力します。入力の途中で変換予測が出てきますので、最後まで入力しなくてもOKです。

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手順2)(D2:D22)の箇所は、カウントしたい範囲をします。

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手順3)範囲を指定したら、Enterボタンをクリック。するとカウント結果が表示されています。

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② =COUNTA(D2:D24)

関数の意味は、「セルD2からセルD24の中で、"文字列"や"記号"などの【空白以外のデータ】が入力されているセルの個数をカウントして、その結果数を表示する」という意味です。

COUNT関数同様【D2:D24】の箇所は任意で範囲を指定できます。

例えば、A列のセルA2からセルA24の中で "文字列"や"記号"などの【空白以外のデータ】 が入力されているセルをカウントしたい時は、【=COUNTA(A2:A24)】と入力します。

 

関数の使用手順は上記のCOUNT関数と同じ手順なので上記1)2)3)をご覧ください。

 

今までの説明を聞く限りでは、COUNTA関数は"空白以外のデータ"を全てカウントするため、COUNT関数いらなくない!?って思ってしまいますが、実はCOUNTA関数にも少し落とし穴があります。
後程、説明しますね。

 

ちなみに・・・

タブの数式 ▶ 関数の挿入 からCOUNT関数やCOUNTA関数を設定する方法もあります。

しかし、セルに直接入力した方が絶対に速いのですので、始めのうちからセルに直接【=COUNT】と入力する癖を付けておきましょう!

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どんな時に使える!?(使用例)

 例えば、何かの行事やイベントで出席人数を確認したい時に、COUNTA関数が使えます

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※架空のデータです

10月5日、10月6日、10月7日と3日間のイベントが開催されていて、それぞれ参加した日に、"〇"を付けてデータ管理していたとします。
COUNTA関数を使って、"〇"の個数をカウントしていきます。

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こうすることで、全名簿人数に対して、日ごとの出席状況が一目で分かります。

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 注意点・・・

『半角スペース』や『全角スペース』もCOUNTA関数はカウントしてしまう!?

 

先程、COUNTA関数にも落とし穴があると触れましたが、これは本当に注意が必要です。

 

COUNTA関数は『半角スペース』や『全角スペース』までカウントしてしまいます。

 


下図をご覧ください。

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C列のセルC2からC24までの範囲で、COUNT関数とCOUNTA関数でそれぞれカウントしてみたところ、集計結果が異なりました。

 

理由は赤枠で囲っている、セルC3に全角スペース、セルC5に半角スペースのデータが入っているため、集計結果にズレが生じてきました。

 

このカウントの場合、COUNT関数の方が正しい結果を表示してくれます。


なので、あらかじめ"数値のデータ"しかカウントしないと分かっている場合は、COUNT関数を使用した方が確実な結果数が取得できます。

 

人間が作成するデータは、作成者が意図していないデータが混じりこむものです。

所謂、ヒューマンエラーや誤入力と呼ばれるものです。

 

このような可能性もあるため、『COUNT関数』と『COUNTA関数』の使い分けはしておいた方が良いでしょう!

 

さいごに

Excelでデータを管理する場合は、表形式が全てと言っても過言ではないくらい大事なポイントです。

※ここで言う表形式とは、データの項目や行列数、線などのレイアウトなどの表設計のことを言っています

 

 

むやみやたらに関数を使えば良いという話ではなく、先に把握できる or 予想できる項目は作っておいた方が仕事の効率はアップしますよ!

 

 

例えば、COUNTA関数は、"文字列"などをカウントできる便利な関数ですが、

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わざわざ、COUNTA関数を使わなくて、左の列にあらかじめ【通し番号】のようなデータ列を作っておけば、すぐに商品数が把握できます。

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※過去に【通し番号(ナンバリング)】を付ける便利な関数をまとめた記事がありますので、参考にしていただければ幸いです。

www.kevicokevico.com

 

Excel関数は状況に応じて使ってこそ、最大限の効果を発揮するということを付け加えて、本日の記事は終わりとさせていただきます。

 

本日も読んでいただきありがとうございました。

 

Bye

ケビコス

 

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